3 Maret 2019,
hujan rintik yang mengiringi pagi itu tidak meluluhkan semangat 30 peserta yang
berkumpul di Ruang Rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Kupang-Surabaya. Beberapa berasal dari petugas perpus
Surabaya, ada juga dari Pusat Studi Literasi Unesa, HIMAPAUD, Tokoh Sejarawan,
dan tentu perwakilan dari FLP Surabaya.
Dengan usia separuh baya mereka tetap serius membaca tiap lembar fotocopian yang
diberikan petugas. Sebelas halaman yang berisi profil dan program
kerja Dinas Perpustakaan (Dispus) Kota Surabaya menjadi poin utama yang
akan dibahas pada pertemuan kali ini.
Diskusi yang
dipimpin langsung oleh Wiwiek Widayati, Kepala Dinas Perpustakaan (Dispus) Surabaya
tidak lain untuk membahas Forum Komunikasi Perangkat Daerah
dalam rangka Penyusunan Awal Rencana Kerja pada tahun 2019 nanti. Menurutnya forum
ini sangat penting guna menunjang Surabaya sebagai kota Literasi. “Bu Risma kan sudah menjadikan
Surabaya sebagai Kota Literasi, harusnya ada upaya-upaya yang tercermin di
Proker kita (Dispus, Red) per tahunnya.”
Jelas perempuan berkacamata tersebut.
Tanpa menunda waktu setelah pembukaan,
Kepala Dispus Surabaya langsung membacakan point-poin yang tertera di
selembar kertas yang terdiri dari tiga bagian secara umum.
Pertama yaitu dasar Dispus meliputi; Dasar Pelaksanaan, Tugas dan Fungsi Dispus,
Visi Misi, Tujuan, dan sasaran Dispus. Kedua yaitu program meliputi Program
Perpustakaan, Program Kearsipan dan Kegiatan kedua program tersebut.
Ketiga merupakan aksi serta tindakan sesuai dari bagian sebelumnya.
Di antara Kegiatan dan Sub Kegiatan Dispus Surabaya meliputi;
Kegiatan pelaksanaan Tes Reading Text Levelling (RTL),
Kegiatan Pengembangan dan Minat Budaya Baca,
Kegiatan Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan, Kegiatan Pengelolaan Layanan Baca,
Kegiatan Penyediaan, Pengelolahan Sarana dan Prasarana, Kegiatan Akses Literasi,
Kegiatan Layanan Informasi Kearsipan, Kegiatan Pembinaan Kearsipan,
Kegiatan Pendataandan Penataan Sistem Kearsipan Daerah,
Kegiatan Pengadaan Sarana Penyimpanan, Pengelolaan, Pemeliharaan,
dan Penyelamatan Kearsipan.
Setelah kurang lebih 30
menit membacakan program, Wiwiek meminta kepada para
peserta untuk tidak hanya memberikan kritik tapi juga solusi setelahnya. “Saya
harap dengan adanya acara ini akan menghasilkan solusi dan masukan-masukan yang
akan membantu tugas Dispus Surabaya untuk masyarakat.” Jelasnya.
Para
peserta sangat antusias dan saling berebut untuk angkat suara pada forum ini.
Beberapa pertanyaan sangat menarik,
beberapa lainya menjelaskan kondisi dan perkembangan perpustakaan dibina masing-masing peserta.
Sejahrawan Surabaya, Nanang Purwono memberikan banyak masukan yang menarik,
“Badan Arsip harusnya tidak hanya memberikan pelayanan info,
tapi akan lebih baik bila ada penjemputan dan kerja lapangan ke info butuh diarsipkan,”
terang lelaki berkaus merah tersebut. Penulis buku “Melacak JejakT embok Kota
Soerabaia” ini juga menambahkan pentingnya untuk merekam jejak kejadian
di Kota Surabaya. “Sebentar tapi berkala, agar
nantinya anak cucu kita mengetahui sejarah kotanya dari kita, bukan dari orang lain,”
imbuhnya lagi.
Kepala Dispus mengakui kegiatan kearsipan sangat kurang
di Surabaya. “Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang berani mengarsip dokumen dan
data-data hanya 133 dari total 226 OPD,” jelas perempuan berjilbab cokelati tu. Hal
ini menunjukkan kurangnya pengarsipan di Surabaya.
Selain itu tugas besar Dispus
Surabaya meratakan pembagian buku keseluruh KWB yang membutuhkan. “Saat ini kami
telah mencatat adanya 361 Taman Baca Masyarakat (TBM) yang ada di tingkat RW dan
1430 layanan TBM, dan saya yakin akan terus bertambah,
untuk pemerataan buku tidak dimungkinkan mengingat banyak jumlah TBM yang ada,”
ungkapnya.
Pertanyaan berakhir di
sesi keempat, dengan total 12 penanya. Pokok poin yang
dihasilkan dari pertemuan itu,
dalam kearsipan perlunya perekaman kejadian atas aktifitas yang sedang berlangsung,
melengkapi data base pusat pencarian arsip, diadakannya wisata arsip,
dan terakhir adanya E-Arsipu ntuk tata kelola infentaris kearsipan agar
masyarakat lebih mudah mengakses.
Dalam bidang perpustakaan perlunya pengembangan kegiatan yang di perpustakaan,
pengembangan koleksi buku dengan aplikasi, pengembangan minat baca di
lingkup keluarga, pelibatan masyarakat dalam mengelola perpustakaan dan menjalin komunikasi intens badan Perpustakaan Nasional
(Barpernas).
Liputan oleh : Lathifah Inten Mahardika*
Perwakilan FLP
Surabaya, Devisi Humas
Tidak ada komentar